W spółdzielniach, poza bieżącą kontrolą prowadzoną przez statutowe organa samorządowe, najpełniejszym system sprawdzającym jest lustracja.
Pod pojęciem kontroli kryją się działania mające na celu porównanie istniejącego stanu ze stanem wymaganym poprzez sprawdzanie, porównywanie i wyjaśnianie relacji, przy czym wyznacznikami są normy prawne, normatywy finansowe, limity, plany lub też decyzje Zarządu czy Rady Nadzorczej. Ogólnie można powiedzieć, że celem kontroli jest ustalenie, czy i w jakim wymiarze nastąpiły odchylenia od pożądanego stanu rzeczy. Warto nadmienić, że taką samą formę lustracji zaleca agenda ONZ Międzynarodowe Biuro Pracy.
W procesie sprawdzającym można wyszczególnić następujące etapy:
- Zdefiniowanie stanu pożądanego na podstawie wzorców,
- Określenie stanu faktycznego,
- Porównanie stanu pożądanego ze stanem faktycznym i ustalenie odchyleń,
- Analiza uchyleń,
- Wskazanie działań interwencyjnych ? podjęcie korekty działań prowadzących do osiągnięcia stanu pożądanego i minimalizacji strat oraz prewencja nieprawidłowości.
Lustracja jest formą kontroli mającą na celu uzyskanie ogólnych informacji, przy czym tradycyjnie stosowana jest w przypadku przedsiębiorstw spółdzielczych. Posiada wszelkie cechy i przymioty typowej kontroli finansowo ? gospodarczej wraz z badaniem przestrzegania prawa spółdzielczego.
Lustracje można podzielić jako:
- Pełne, polegające na badaniu całokształtu działalności spółdzielni, obejmuje sprawdzanie ostatniego rocznego sprawozdania finansowego spółdzielni,
- Częściowe, badanie części działalności spółdzielni na podstawie wystąpień organów samorządowych do związku rewizyjnego lub Krajowej Rady Spółdzielczej,
- Sprawdzające, powtórne badanie lustracyjne w celu sprawdzenia prawidłowości ustaleń lustracyjnych podważonych przez organy samorządowe spółdzielni.
Lustrator ma obowiązek powiadomić radę nadzorczą o kontroli i zapoznać ją z tematyką rozpoczynającej się lustracji, a także ustalić formy i zakres współdziałania członków rady nadzorczej w czasie lustracji. Ponadto lustrator powinien:
- uwzględnić zagadnienia, które wg opinii rady wymagają kontroli,
- włączyć członków rady, w zakresie przez nich postulowanym, do czynnego uczestnictwa w lustracji,
- udzielać członkom rady uczestniczącym w lustracji fachowej pomocy podczas wykonywania przez nich badań.
Ramowa tematyka lustracji ustawowej powinna zawierać następujące zagadnienia i pozycje:
- Informacje wstępne o działalności kontrolowanej spółdzielni,
- Gospodarka środkami przedmiotami i produktami pracy, czyli stan i ruch środków stałych, inwestycje, gospodarkę materiałową, zabezpieczenie składników majątkowych spółdzielni,
- Wyniki działalności gospodarczej, tzn. ogólne wyniki działalności, dokumentacja produkcji, sprzedaż, koszt własny sprzedaży, straty i zyski nadzwyczajne,
- Gospodarka finansowa, czyli prawidłowość ustalania należności i zobowiązań, obrót środkami pieniężnymi, podstawowe fundusze własne, finansowanie działalności eksploatacyjnej, organizacja rachunkowości,
- Działalność społeczno wychowawcza, czyli organizowanie wypoczynku, podnoszenie kwalifikacji zawodowych, poprawianie warunków bytowych swoich członków,
- Zagadnienia organizacyjno samorządowe, tzn. wszystkich spraw związanych z wewnętrzną organizacją spółdzielni, spraw kadrowych i członkowskich, walnych zgromadzeń, Rady Nadzorczej i Zarządu spółdzielni,
- Inne ustalenia, dotyczące specyficznych zagadnień występujących w spółdzielni, a nie objętych ramową tematyką lustracji.
Najczęściej występujące błędy w prowadzeniu działalności i dokumentacji przedsiębiorstw spółdzielczych.
Na podstawie prawa spółdzielczego nałożony jest na każdą spółdzielnię obowiązek poddania się lustracji raz na trzy lata.
Najczęstsze błędy dotyczą:
- Uregulowań prawno-formalnych w zakresie funkcjonowania spółdzielni i jej organizacji wewnętrznej, a mianowicie:
- opracowań wewnętrznych struktur organizacyjnych,
- gospodarowania finansowego,
- regulaminu pracy, zasad wynagradzania i gospodarowania funduszem płac,
- zasad przeprowadzania przetargów oraz zlecania dostaw robót i usług dostarczanych z zewnątrz,
- w spółdzielniach mieszkaniowych ? zasad rozliczeń inwestycji, sposobów rozliczeń dotyczących eksploatacji lokali itd.
- Działalności organów samorządowych ? nieprawidłowości w wewnętrznych regulaminach pracy Zarządu, Rady Nadzorczej, Walnych Zgromadzeniach
- Prowadzenia ewidencji i gospodarki finansowej ? głównie w zakresie kontroli dokumentów finansowych, nieprawidłowości w zasadach tworzenia funduszy własnych oraz dokumentacji operacji kasowych czy też brak dokonywania analiz porównawczych wpływów i wydatków w ramach prowadzonej działalności gospodarczej,
- Prowadzeniu statutowych działalności gospodarczych ? nie uregulowania spraw własności gruntów i obiektów, niekiedy braku właściwej troski o majątek trwały i ruchomy, ewentualnie złej organizacji przetargów i zlecania robót z zewnątrz, braku zabezpieczeń interesów spółdzielni w zawieranych umowach, braku rzetelnego i fachowego nadzoru, opóźnień w wykonywaniu robót i odstępstw z naliczania i egzekwowania kar umownych.
Czym jest więc lustracja? Można ją traktować jako swoisty egzamin systemu integracji, przestrzegania nie tylko statutu, ale również zasad i ducha spółdzielczości. Znamienne jest, że lustracja powinna być nie tylko obiektywna, lecz również życzliwa i wszechstronna ? chodzi tu przede wszystkim o udzielanie wszelkiej możliwej pomocy w zapobieganiu nieprawidłowości, doradztwie i instruktażu.